大会運営システムに必要な機能——エントリーから記録公開まで

市民マラソンや駅伝、地域の陸上競技会などを開くとき、主催者は申込みの受付から結果の掲載まで、多くの作業を限られた人数でこなします。表計算ソフトとメールで回してきた大会が、参加者の増加や担当者の交代をきっかけに、専用のシステムを検討することも少なくありません。

この記事では、参加者の申込みから記録の公開までを支える仕組みをまとめて「大会運営システム」と呼びます。一つの製品で全部をまかなう場合もあれば、エントリーの受付、計測、結果の掲載を別々の仕組みでつなぐ場合もあります。規則の内容は、日本陸上競技連盟（日本陸連）が公開している競技規則と公認競技会規定で確認しました。スポーツテック全体の中での位置づけは、スポーツテックの4つの領域で解説しています。

大会運営システムの機能を4つの段階で整理する

大会の運営を時間の流れで分けると、次の4つの段階になります。どの段階でも、扱っているのは同じ参加者の情報です。段階の境目でデータを手作業で写し替えると、そこで誤りや漏れが起きやすくなります。

表の区分は、規則と法律の内容をもとに当社が整理した目安です。大会の規模や種目によって、必要な機能は変わります。以下、段階ごとに、決めておくことを見ていきます。

エントリー：受付の機能と、最初に決めておくこと

エントリーは、参加者の情報が初めてシステムに入る場面です。ここで集めなかった情報は後から集め直す必要があり、逆に使わない情報まで集めると管理の負担が増えます。入力項目は、名簿、計測、緊急時の対応、結果の公開のそれぞれで何を使うのかから逆算して決めます。

公認記録を出す大会では、参加資格の確認も機能の一つになります。日本陸連の公認競技会規定によると、公認道路競走競技会では登録者と未登録者が一緒に走ることが認められていますが、公認記録となるのは日本陸連の登録会員だけです。そのため主催者は、エントリーの際に競技者の登録の有無を確認します。登録者として出場するには、エントリーのときと競技会の当日の両方で登録会員であることが条件です。プログラムでは登録者だと分かるように表示し、所属団体名と登録都道府県名を記すこととされています。

申告タイムも、エントリーで集めておく情報です。同じ規定は、安全な運営の観点から、登録の有無にかかわらず参加者の持ちタイム順にスタートの位置へ並べることが望ましいとしています。申告タイムを集めておけば、事前準備の段階で並び順を機械的に決められます。

個人情報の扱いも、この段階で決めます。個人情報保護法第21条第2項は、本人から直接、書面（電磁的記録を含む）に書かれた個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人に利用目的を明示しなければならないと定めています。エントリーの入力画面に、名簿の作成、計測、緊急時の連絡、結果の公開など、何に使うのかを示しておくのが基本です。

• 持病など健康状態を尋ねる場合：病歴は要配慮個人情報にあたり、法第20条第2項により、原則としてあらかじめ本人の同意を得て取得します。本当に必要な項目かを先に検討します。
• 子どもが参加する大会の場合：個人情報保護委員会のQ&Aは、一般的には12歳から15歳までの年齢以下の子どもについて、法定代理人等から同意を得る必要があると考えられるとしています。保護者が申し込む流れを用意しておきます。
• 参加費を受け取る場合：決済の方法、定員に達したときの締め切り、取り消しや返金の条件を、申込みの前に読める位置に示します。

事前準備と当日運営：名簿・ナンバーカード・計測をつなぐ

エントリーを締め切った後は、名簿をもとにナンバーカードの番号を割り当て、スタートの並び順を決め、計測の準備をします。チップ計測を使う大会では、ナンバーカードの番号、計測用の装置、参加者の情報の三つが正しく結びついていることが前提です。読み取りに成功しても、結びつけが誤っていれば記録は確定できません。計測方式ごとの特徴は、タイム計測システムの種類で整理しています。

申込み後の変更への対応も、システムに求められる機能です。種目の変更、欠場、登録情報の訂正などが入るたびに、名簿、ナンバーカード、計測用のデータのすべてに反映されなければなりません。変更の履歴が残り、いつ誰が何を直したのかを後から確かめられると、当日の照会にも答えやすくなります。

時間差でスタートするウェーブスタートを行う場合、日本陸連の規定は、ウェーブごとにグロスタイムとネットタイムを計測することとしています。どの参加者がどのウェーブに属するのかも、名簿に持たせておく情報です。

当日の運営では、緊急時の対応にも情報が使われます。日本陸連の競技規則は、道路競走の主催者に競技者と競技役員の安全の確保を求め、国内の規定として、緊急時に備えた医療体制や連絡体制を整え、関係者に周知することを定めています。システムの面では、ナンバーカードの番号から緊急連絡先をすぐに引けることと、それを閲覧できる人を必要な担当者に限ることの両方が求められます。

記録の確定と公開：速報と確定記録を分けて扱う

フィニッシュ直後に表示される速報は、参加者にとって大会の体験を左右する情報です。ただし速報は、読み取り漏れの補完や記録の確認を経る前の値です。システムでは、速報と確定記録を別のものとして扱い、掲載する画面でもどちらなのかが分かるようにしておくと、後から修正が入ったときの混乱を減らせます。

結果を氏名つきでウェブに掲載することは、参加者の個人データを不特定の人が見られる状態にすることです。個人情報保護法第27条は、法令に基づく場合などを除き、あらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供することを制限しています。結果の公開との関係を整理したうえで、エントリーの時点で、公開する項目（氏名、年代、所属、記録など）と公開の期間を示し、同意を得ておくのが確実です。非公開を希望する人の記録をどう表示するかも、あらかじめ決めておきます。

障害のある参加者への配慮も、結果の確認や記録証の受け取りまで含めて考えます。内閣府によると、改正障害者差別解消法により、令和6年4月1日から事業者にも合理的配慮の提供が義務化されました。画面での手続きが難しいという申し出があったときに、別の方法で申込みや記録の確認ができる窓口を用意しておくと、対応しやすくなります。

システムを選ぶ・作るときの確認項目

既製のサービスを使う場合も、新たに作る場合も、機能の一覧を比べる前に、自分たちの大会のデータの流れを書き出しておくと判断しやすくなります。そのうえで、次の項目を確認します。

個人情報保護法は、個人データの漏えいなどを防ぐための安全管理措置（第23条）を求めています。エントリーの受付や計測を外部に任せる場合、利用目的の達成に必要な範囲での委託は第三者提供にあたりませんが（第27条第5項第1号）、委託先に対する必要かつ適切な監督が求められます（第25条）。個人の権利利益を害するおそれが大きい漏えいなどが起きたときは、個人情報保護委員会への報告と本人への通知が必要です（第26条）。

情報セキュリティの具体的な進め方は、情報処理推進機構の「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」が参考になります。2026年9月に改訂された第4.0版では、最初に取り組む項目に「バックアップを取ろう!」が加わって情報セキュリティ6か条となり、付録にはクラウドサービスの安全な利用の手引きや、事故が起きたときの対応の手引きが収められています。大会の事務局は少人数で運営されることが多いため、こうした資料で最低限の対策を確かめておくと安心です。健康に関わるデータを扱う仕組みの考え方は、PHR（パーソナルヘルスレコード）の解説も参考になります。

当社は、10年以上にわたる大会計測・運営の現場経験をもとに、大会の計測（Smart TIMING）と大会運営コンサル・事務局代行を行っています。Smart TIMINGでは、エントリーデータの取り込みから計測機材の設置、記録の集計と速報、記録の確定と提供までを担当します。また、自社で測定サービスとクラウドを開発・運用してきた体制で、機器と連携する仕組みを含むシステムの受託開発も行っています。

• ※ この記事の規則の内容は、日本陸上競技連盟が公開している競技規則と公認競技会規定（2026年版）にもとづきます。規則は改定されるため、大会で適用する際は最新版を確認してください。他の競技には、それぞれの競技団体の規則が適用されます。
• ※ 法律に関する記述は一般的な整理であり、個別の大会での判断は、必要に応じて専門家や個人情報保護委員会の資料で確認してください。